Just a few weeks ago, Innobasque published an interesting glossary on foresight, a very valuable initiative to bring these terms closer to more people and organisations.

At InTool, we work every day with concepts that, although they are common for those who are already immersed in processes of vigilance, intelligence and ideation, may be new or confusing for other teams.

For this reason, we wanted to compile a practical glossary, grouped by blocks, which includes some of the most common terms in our system. This compilation is intended to serve as a small reference guide, both for those who already use InTool and for those who are starting to integrate surveillance and ideation systems in their organisations.

TÉRMINOS PARA LA PUESTA EN MARCHA

• Áreas de vigilancia: Temática delimitada, precisa y de interés para la organización, en la cual se centra la vigilancia e inteligencia, y sobre la que se va a obtener un flujo de información, gestionable y de calidad, que debe ayudar a la toma de decisiones.
• Categoría de fuentes: Según el contenido de la información, las fuentes de información se pueden clasificar en diferentes categorías. Las categorías de información tienen una relación directa con las áreas de vigilancia.
• Documentos a revisar: Una vez que el sistema se haya alimentado con las fuentes de información y hayan pasado los filtros correspondientes, en este apartado se selecciona aquella información que sea estratégica para esa área de vigilancia. La información obtenida se va a crear de manera automática con un resumen, los topics más importantes y las entidades que aparecen en la noticia gracias a IA Expert.
• Filtros:  Un filtro, en el contexto de la gestión de la información, es una herramienta esencial para extraer solo la información relevante y significativa para los objetivos específicos de una persona o una organización. En esencia, actúa como un mecanismo de selección que permite discernir entre la avalancha de datos y concentrarse en lo que realmente importa.
• Fuentes de información: Cualquier recurso, medio o entidad que proporciona datos, conocimientos o evidencia que pueden ser utilizados para obtener comprensión, tomar decisiones o realizar investigaciones sobre un tema específico.
• Información: La información es un conjunto de datos organizados y procesados que transmiten conocimiento, reducen la incertidumbre y facilitan la toma de decisiones.
• Matriz de vigilancia: Apartado donde se visualiza la configuración de cada una de las áreas de vigilancia. Se visualizan las áreas de vigilancia que están en marcha, sus fuentes de información y filtros.
• Sistema de vigilancia e ideación: Según la norma UNE 166006:2018 – La VIGILANCIA E INTELIGENCIA es un proceso ético y sistemático de recolección y análisis de información acerca del ambiente de negocios, de los competidores y de la propia organización, y comunicación de su significado e implicaciones destinada a la toma de decisiones.

ROLES

• Analista: El analista es el responsable de seleccionar la información que cumpla con el objetivo de cada área de vigilancia. Debe lograr un flujo de información permanente, legible, relevante y gestionable en cada una de las áreas de vigilancia que estén en marcha.
• Experto: El experto es la persona encargada de seleccionar y dar valor a la información relevante (seleccionada por el analista) para la organización dentro del área de vigilancia asignada.
• Lector: El usuario lector está diseñado para que puedan acceder de manera sencilla y amigable a la información estratégica. Su objetivo es facilitar la consulta y la interacción con las noticias más relevantes.

INTELIGENCIA

• Alertas personalizadas: Herramienta que automatiza la difusión de la información (en base al nivel de importancia) directamente a los usuarios, sin necesidad de que se acceda al sistema
• Boletines: El boletín es uno de los formatos más utilizados para interactuar con grupos de personas, permitiendo comunicar información de manera estructurada y efectiva. La creación de un boletín, basada en la selección de un conjunto de noticias, puede tener diversos objetivos.
• Etiquetas: Las etiquetas son categorías asignadas a la información dentro de un área de vigilancia para clasificarla, facilitar su búsqueda y agruparla
• Inteligencia: Inteligencia es el proceso de dar sentido a la información para generar conocimiento que sirva para la toma de decisiones.
• Mapas mentales: Los mapas mentales son representaciones gráficas de temas o conceptos que ayudan a los usuarios a organizar la información en un espacio definido. Ayudan a establecer conexiones entre conceptos y temáticas de diversas índoles. Aunque se encuentre todavía en una fase Beta, InTool tiene la posibilidad de crear mapas mentales mediante IA Mind Maps de manera automática

IDEACIÓN

• Idea: Una idea es una representación mental o concepto que surge a partir del conocimiento, la reflexión o la imaginación, y que puede servir como base para la creatividad, la innovación o la toma de decisiones.
• Portal de ideación (Itdea): Itdea es una plataforma colaborativa donde se recopila y organiza la información estratégica más relevante para fomentar la generación de ideas, facilitar la creatividad y promover el desarrollo de soluciones o proyectos alineados con los objetivos organizativos.
• Señal: Se trata de un indicio emergente que a menudo se manifiesta mediante pequeñas innovaciones o cambios locales que desafían las prácticas convencionales.

Ultimately, in the age of information overload, understanding terms is as important as knowing how to use them. A shared language facilitates collaboration, improves the quality of analysis and accelerates the generation of useful ideas.

This glossary is a way to bring InTool’s day-to-day work to more people and to help those who want to make the leap from information to action.